診療中は電話に出られない
患者対応中の不在着信や折り返し漏れが、新患・予約の機会損失につながります。
歯科・クリニック向け 受付改善
診療中の電話も、営業時間外の予約希望も、取りこぼしを減らす。
電話の一次受付、予約希望、変更・キャンセル、よくある質問を整理してスタッフへ引き継ぎます。対象を限定し、短期間の試験運用から始めます。
医療相談・診断は行いません。受付業務に限定した安全設計です。
BEFORE → AFTER / 仕組みの一例
電話・Web・LINEに問い合わせが分散
承認済みルールで受付・整理・分類
担当者へ通知し、対応状況を記録
一業務から開始対象を限定し、実際の運用で確認します。
既存環境を優先現在の電話・予約・台帳を可能な限り活用します。
判断は担当者へ専門判断と例外対応の境界を先に定めます。
PROBLEMS
現場で起きている、
見えにくい損失。
同じ案内に時間を取られる
診療時間、場所、持ち物、予約変更などの定型質問が受付へ集中します。
受付と院内事務が分断されている
電話・Web予約・紙書類・院内台帳が分かれ、確認や転記が発生しています。
SCOPE
まず、一つの業務から整えます。
現在の環境を確認し、必要なツール、設定、連携、人の運用を組み合わせます。
- 無応答時・営業時間外の電話一次受付
- 初診・再診、予約希望、変更、キャンセルの用件取得
- 診療時間、アクセス、持ち物等の承認済みFAQ
- Web予約・LINE・折り返しへの誘導
- 受付内容の要約、担当者通知、未対応アラート
- Webサイト・Googleマップから予約までの導線改善
- 紙・PDF書類の分類、確認、承認済み台帳への入力補助
HUMAN IN THE LOOP
AIは「受付」を担当し、医療判断は行いません。
症状の診断、治療方法、薬の指示、緊急度の判定には回答しません。医院が承認した受付情報だけを案内し、判断が必要な内容や緊急時は、医院承認済みの連絡先・救急案内へ誘導します。
契約後、取得項目・保存先・閲覧権限・保持期間を合意してから情報を扱います。
AI人判断の境界を設計
MEASUREMENT
導入した事実ではなく、
業務の変化を測ります。
不在着信数
折り返し完了率
新患予約化数
電話対応時間
経路別の予約数
FAQ
よくあるご質問
AIが症状や治療について回答しますか？
いいえ。受付情報だけに回答し、医療判断が必要な質問はスタッフへ引き継ぎます。
今の電話番号や予約システムを使えますか？
既存環境を維持したまま、転送や通知を追加できる構成を優先します。
患者情報はどこまで取得しますか？
受付に必要な氏名、連絡先、用件、希望日時などに限定します。
FREE CONSULTATION
一番負担の大きい受付業務から、整理しませんか。
現在の仕組みを伺い、短期間で改善できる箇所、AIと人の境界、進め方を整理します。
30分で改善対象を整理する